Przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego czyli transkrypcja

Jeżeli urodzenie, małżeństwo lub zgon miało miejsce za granicą i został dla potwierdzenia tych zdarzeń sporządzony dokument stanu cywilnego, można żądać przeniesienia tego dokumentu do Rejestru Stanu Cywilnego. Efektem będzie sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego. Przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego (transkrypcja) jest obowiązkowe, jeżeli: obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada wcześniej sporządzony w Polsce akt stanu cywilnego i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.

Kto może wnioskować o transkrypcję aktu:

● osoba, której dotyczy zdarzenie

● inna osoba, która wykaże interes prawny lub interes faktyczny (dotyczy transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon)

Organ właściwy i wymagane dokumenty

Z wnioskiem o przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego należy wystąpić do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego w kraju wraz z:

● oryginałem zagranicznego dokumentu stanu cywilnego stanowiącego dowód zdarzenia i jego rejestracji (np. odpis aktu stanu cywilnego) i jego urzędowym tłumaczeniem

● dowodem wniesienia opłaty skarbowej w wysokości 50 zł za odpis zupełny wydawany po dokonaniu czynności

Dostosowanie pisowni danych

Kierownik urzędu stanu cywilnego dokonuje wiernego przeniesienia zagranicznego dokumentu stanu cywilnego bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie.
Jeżeli osoba ma wcześniej sporządzony w Polsce akt stanu cywilnego może, wraz z wnioskiem o transkrypcję, ubiegać się o dostosowanie pisowni danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej.

Oświadczenia w sprawie nazwiska przy transkrypcji dokumentu potwierdzającego zawarcie małżeństwa.

Jeżeli wniosek dotyczy przeniesienia (transkrypcji) zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego zawarcie małżeństwa, ale nie zawierającego zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa lub nazwiska dzieci, które zrodzą się z tego małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym w/w wniosku.
Jeżeli małżonkowie nie zrobią tego od razu, oświadczenia takie można złożyć w każdym czasie do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji.

Pośrednictwo konsula

Wniosek o dokonanie czynności może zostać złożony także do konsula. Konsul jest w takim przypadku zobowiązany do przesłania wniosku do wybranego przez wnioskodawcę kierownika urzędu stanu cywilnego. Jeżeli wniosek
o przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego zawarcie małżeństwa składają małżonkowie mogą oni: oświadczenia w sprawie nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa oraz oświadczenia w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa, zawrzeć w składanym w/w wniosku o przeniesienie zagranicznego dokumentu albo złożyć do protokołu przed konsulem przy składaniu wniosku.
Protokół przyjęcia tych oświadczeń konsul dołącza do wniosku o dokonanie przeniesienia dokumentu.

Powiadomienie o dokonaniu transkrypcji

Po dokonaniu czynności, kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje odpis zupełny aktu stanu cywilnego. Odpis ten z mocy prawa jest traktowany jako wydany na wniosek.

Kierownik nie ma obowiązku powiadamiania o dokonaniu przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego innych osób z wyjątkiem, gdy:

● przeniesieniu, na wniosek matki dziecka, podlega zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający urodzenie, a w dokumencie tym są zawarte dane ojca inne niż wynikające z domniemania pochodzenia dziecka od męża matki. W takiej sytuacji kierownik urzędu stanu cywilnego zawiadamia o tym męża matki, pouczając go o prawie do wniesienia do sądu powództwa o zaprzeczenie ojcostwa, o ile możliwe jest ustalenie miejsca pobytu domniemanego ojca

● przeniesieniu, na wniosek jednego z małżonków, podlega zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa. W takiej sytuacji kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia o transkrypcji drugiego małżonka oraz informuje go o prawie do złożenia oświadczenia w sprawie nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa

● transkrypcji dokonano na wniosek osoby, której transkrybowany dokument nie dotyczy.

Kierownik urzędu stanu cywilnego informuje o tym osoby, których dokument dotyczy. Jeżeli transkrybowany dokument dotyczy małżonków, informuje ich również o prawie do złożenia oświadczeń w sprawie nazwiska lub oświadczeń w sprawie nazwiska dzieci.

Odmowa dokonania transkrypcji

Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego (transkrypcji), jeżeli:

● dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego lub nie został wydany przez właściwy organ, lub budzi wątpliwości co do jego autentyczności lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon

● zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia

● byłoby to sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej

Odmowa dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego nastąpi w formie decyzji administracyjnej, od której przysługuje odwołanie do właściwego miejscowo wojewody.

Legalizacja zagranicznego dokumentu

W przypadku wątpliwości co do autentyczności dokumentu i ważności zagranicznego aktu stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego może wezwać wnioskodawcę
do przeprowadzenia procesu legalizacji dokumentu.

Formy legalizacji:

● legalizacja pełna – przeprowadzana przez polskiego konsula

● apostille – jeżeli dokument jest wystawiony przez władze państwa, które jest stroną Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961r. (Dz. U. 2005 Nr 112, poz. 938).

Z obowiązku legalizacji zwolnione są akty i dokumenty dotyczące stanu cywilnego wydane przez Państwo, które jest stroną Konwencji Nr 17 w sprawie zwolnienia od legalizacji niektórych aktów i dokumentów sporządzonej w Atenach dnia 15 września 1977 r. (Dz. U. z 2003r. Nr 148, poz. 1446), tj. w Hiszpanii, Austrii, Francji, Grecji, Włoszech, Luksemburgu, Holandii, Portugalii, Turcji.

Odtworzenie treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego

Jeżeli urodzenie, małżeństwo lub zgon miało miejsce za granicą i został dla potwierdzenia tych zdarzeń sporządzony w danym państwie dokument stanu cywilnego, ale brak jest odpisu tego dokumentu i ponadto jego uzyskanie nie jest możliwe lub wiąże się z poważnymi trudnościami można żądać odtworzenia zagranicznego dokumentu do rejestru stanu cywilnego.

Kto może wnioskować odtworzenia zagranicznego dokumentu do rejestru stanu cywilnego:

● osoba, której dokument potwierdzający zdarzenie dotyczy

● inna osoba, która wykaże interes prawny w lub inna osoba, która wykaże interes faktyczny w odtworzeniu dokumentu potwierdzającego zgon.

Organ właściwy i dokumenty wymagane do odtworzenia

Z wnioskiem o odtworzenie treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego należy wystąpić do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego w kraju wraz z:

● dokumentem potwierdzającym zdarzenie za granicą lub jego uwierzytelnioną kopią wraz z urzędowym tłumaczeniem

● dowodem wniesienia opłaty skarbowej w wysokości 39 zł za odpis zupełny wydawany po dokonaniu odtworzenia.

Dostosowanie pisowni danych

Jeżeli osoba, której zdarzenie dotyczy ma sporządzony w Polsce akt stanu cywilnego może, wraz z wnioskiem o odtworzenie, złożyć wniosek o dostosowanie pisowni danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej.

Oświadczenia w sprawie nazwiska przy odtworzeniu dokumentu potwierdzającego zawarcie małżeństwa

Jeżeli małżonkowie wnioskują o odtworzenie dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego zawarcie małżeństwa, mogą, we wniosku o odtworzenie, złożyć także oświadczenia w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa lub nazwiska dzieci, które zrodzą się z małżeństwa.
Jeżeli nie zrobią tego od razu, oświadczenia takie mogą złożyć w każdym czasie do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał odtworzenia.

Pośrednictwo konsula

Wniosek o odtworzenie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego może zostać złożony także do konsula. Konsul jest w takim przypadku zobowiązany jest do przesłania wniosku do kierownika urzędu stanu cywilnego wybranego przez wnioskodawcę.
Jeżeli wniosek o odtworzenie składają małżonkowie, oświadczenia w sprawie nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa oraz oświadczenia w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa mogą oni zawrzeć w składanym wniosku o odtworzenie albo złożyć do protokołu przed konsulem przy składaniu wniosku o odtworzenie. Protokół przyjęcia tych oświadczeń konsul dołącza do wniosku o dokonanie odtworzenia.

Powiadomienie o dokonaniu odtworzenia

Po dokonaniu odtworzenia kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje odpis zupełny aktu stanu cywilnego. Odpis ten z mocy prawa jest traktowany jako wydany na wniosek.

Kierownik nie ma obowiązku powiadamiania o dokonaniu odtworzenia innych osób z wyjątkiem, gdy:

• odtworzeniu, na wniosek jednego z małżonków, podlega zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa. W takiej sytuacji kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia o odtworzeniu drugiego małżonka oraz informuje go o prawie do złożenia oświadczenia w sprawie nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa
• odtworzenia dokonano na wniosek osoby, której odtwarzany dokument nie dotyczy. W takiej sytuacji kierownik urzędu stanu cywilnego informuje o odtworzeniu osoby, których dokument dotyczy. Jeżeli odtworzony dokument dotyczy małżonków, informuje ich również o prawie do złożenia oświadczeń w sprawie nazwiska lub oświadczeń w sprawie nazwiska dzieci

Odmowa dokonania odtworzenia

Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania odtworzenia treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego:

• jeżeli wnioskodawca nie przedstawi dokumentu bezspornie potwierdzającego zdarzenie lub potwierdza on zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon, lub odtworzenie treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego byłoby sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.

Odmowa dokonania odtworzenia nastąpi w formie decyzji administracyjnej, od której przysługuje odwołanie do właściwego miejscowo wojewody.

Rejestracja urodzenia lub zgonu, które nastąpiły poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej i nie zostały tam zarejestrowane oraz rejestracja urodzenia, zawarcia małżeństwa, zgonu, które nastąpiły poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej jeżeli w państwie urodzenia, zawarcia małżeństwa, zgonu nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego.

Urodzenia i zgony, które nastąpiły za granicą, nawet jeżeli nie zostały zarejestrowane w państwie, w którym miały miejsce mogą zostać zarejestrowane w Polsce.
Jako niezarejestrowane za granicą są traktowane także urodzenia, małżeństwa albo zgony, które nastąpiły w państwie, gdzie nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego.

Kto może wnioskować o rejestrację:

● osoba, której zdarzenie dotyczy lub jej przedstawiciel ustawowy (np. rodzic dziecka)

● inna osoba, która wykaże interes prawny w rejestracji zdarzenia lub interes faktyczny w rejestracji zgonu.

Organ właściwy i dokumenty wymagane do rejestracji

Z wnioskiem o dokonanie tej czynności należy wystąpić do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego w kraju wraz z:

● dokumentem potwierdzającym zdarzenie za granicą i jego urzędowym tłumaczeniem

● dowodem wniesienia opłaty skarbowej w wysokości 39 zł za odpis zupełny wydawany po dokonaniu rejestracji

Dostosowanie pisowni

Jeżeli osoba ma sporządzony w Polsce akt stanu cywilnego może, wraz z wnioskiem o rejestrację, złożyć wniosek o dostosowanie pisowni danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej.

Rejestracja zdarzenia przed konsulem

Jeżeli urodzenie i zgon dotyczą obywatela polskiego, pisemny wniosek o rejestrację zdarzenia można złożyć do konsula. W takiej sytuacji konsul sporządza protokół, który po podpisaniu przez konsula i osobę składającą wniosek, jest przekazywany do kierownika urzędu stanu cywilnego wybranego przez wnioskodawcę celem sporządzenia aktu urodzenia lub zgonu.

Wydanie odpisu zupełnego aktu

Po dokonaniu czynności jaką jest rejestracja kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje odpis zupełny aktu stanu cywilnego. Odpis ten z mocy prawa jest traktowany jako wydawany na wniosek.

Odmowa dokonania rejestracji

Kierownik urzędu stanu cywilnego albo konsul odmawia rejestracji zdarzenia, jeżeli wnioskodawca nie przedstawi dokumentu potwierdzającego zdarzenie lub rejestracja zdarzenia byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.
Odmowa dokonania rejestracji zdarzenia nastąpi w formie decyzji administracyjnej, od której przysługuje odwołanie do właściwego miejscowo wojewody.

Odtworzenie treści krajowego aktu stanu cywilnego, w przypadku zaginięcia lub zniszczenia księgi stanu cywilnego

Akt stanu cywilnego może zostać odtworzony przez kierownika urzędu stanu cywilnego, jeżeli nie posiada on papierowej księgi stanu cywilnego (uległa zaginięciu lub zniszczeniu), w której był sporządzony ten akt.
Odtworzenie polega na wpisaniu do Rejestru Stanu Cywilnego treści aktu stanu cywilnego sporządzonego w zaginionej lub zniszczonej księdze stanu cywilnego.
Odtworzenie jest możliwe po uprzednim uzyskaniu przez osobę uprawnioną do odtworzenia treści aktu stanu cywilnego zaświadczenia o nieposiadaniu księgi.
Zaświadczenie jest wydawane po wniesieniu opłaty skarbowej w wysokości 24 zł.

Kto może wnioskować o odtworzenie treści księgi aktu stanu cywilnego

● osoba, której akt dotyczy

● osoba, która posiada w tym interes prawny lub osoba, która wykaże interes faktyczny w odtworzeniu aktu zgonu
Wniosek o odtworzenie treści aktu stanu cywilnego składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego, a odtworzenia dokonuje kierownik urzędu stanu cywilnego, który sporządził akt stanu cywilnego lub jest właściwy
do przechowywania księgi, w której akt był sporządzony.

Dokumenty wymagane do odtworzenia

Warunkiem dokonania czynności jest złożenie wniosku wraz z:

● dowodem wniesienia opłaty skarbowej w wysokości 39 zł za odpis zupełny wydawany po dokonaniu odtworzenia

● dokumentem zawierającym dane wymagane do odtworzenia treści aktu stanu cywilnego (np. odpis zupełny aktu stanu cywilnego) – dokument taki nie jest wymagany, gdy kierownik sam jest w posiadaniu dokumentów umożliwiających odtworzenie aktu stanu cywilnego.

Wydanie odpisu zupełnego aktu

Kierownik urzędu stanu cywilnego po dokonaniu czynności odtworzenia wyda odpis zupełny aktu stanu cywilnego, który z mocy prawa jest traktowany jako wydawany na wniosek.

Odmowa dokonania odtworzenia

Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania odtworzenia treści aktu stanu cywilnego, jeżeli na podstawie dokumentów nie można ustalić, czy zdarzenie faktycznie nastąpiło, lub jeżeli przedłożony dokument wywołuje wątpliwości co do jego autentyczności.
Odmowa dokonania odtworzenia nastąpi w formie decyzji administracyjnej, od której przysługuje odwołanie do właściwego miejscowo wojewody.

Wpisanie do rejestru stanu cywilnego treści wypisu z wyznaniowej księgi stanu cywilnego prowadzonej przed dniem 1 stycznia 1946 r.

Wypisy z ksiąg stanu cywilnego prowadzonych przed dniem 1 stycznia 1946 r. wydane przez osoby, które prowadziły wyznaniową rejestrację stanu cywilnego, nie mają mocy dokumentu urzędowego. Mogą jednak być wykorzystane do sporządzenia na ich podstawie aktu stanu cywilnego w przypadku zaginięcia lub zniszczenia księgi stanu cywilnego lub jej części oraz gdy urząd stanu cywilnego nie posiada księgi, z której był sporządzony wypis.

Kto może być wnioskodawcą:

● osoba, której akt dotyczy

● osoba mająca w tym interes prawny

Dokumenty

Warunkiem dokonania czynności jest złożenie wniosku do kierownika urzędu stanu cywilnego wraz z:

● wypisem z wyznaniowej księgi stanu cywilnego

● dowodem wniesienia opłaty skarbowej za odpis zupełny wydawany po przeniesieniu wypisu

w wysokości 39 zł